In dieser Position unterstützen Sie die internen Abläufe ganzheitlich und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Tagesgeschäft bei. Sie agieren als organisatorische Schnittstelle und stellen sicher, dass zentrale Prozesse effizient, strukturiert und zuverlässig umgesetzt werden – von administrativen Themen über kaufmännische Abläufe bis hin zu Sonderprojekten.
Operative Organisation & interne Abläufe
- Koordination zentraler interner Prozesse sowie erste Ansprechperson für organisatorische Fragestellungen
- Organisation und Begleitung von Onboardings, inklusive IT‑Zugängen und externer Dienstleister
- Schnittstellenfunktion zu IT‑, Datenschutz‑ und Arbeitssicherheitspartnern
- Strukturierte Dokumenten‑, Vertrags‑ und Ablageorganisation
Reise‑, Termin‑ & Prozesskoordination
- Planung, Organisation und Abwicklung von Geschäftsreisen
- Termin‑ und Kalenderkoordination für Geschäftsführung und Teams
- Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung interner und externer Meetings
- Prüfung und Abrechnung von Reisekosten unter Einhaltung interner Richtlinien
Kaufmännische Unterstützung & Finance‑Anbindung
- Bearbeitung des Rechnungseingangs sowie Vorbereitung der Unterlagen für DATEV
- Kostenkontrolle, Abstimmungen und Zuarbeit für Steuerberater*innen
- Kassenführung, Postbearbeitung und strukturiertes Belegmanagement
Fuhrpark, Events & Sonderaufgaben
- Organisation und Verwaltung des Firmenfuhrparks inklusive Versicherungen und Dokumentation
- Unterstützung bei internen und externen Events (Planung, Koordination, Abrechnung)
- Mitarbeit in bereichsübergreifenden Sonderprojekten, z. B. mit HR‑ oder IT‑Bezug